Por Bárbara Mateluna
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Más de la mitad de las empresas chilenas implementaron sistemas de teletrabajo para mantener la continuidad de sus operaciones sin poner en peligro la salud de sus funcionarios, pero ¿cuáles son los riesgos que implica el uso de aplicaciones para realizar estas labores a distancia?

Las reuniones virtuales no se conciben sin el uso de plataformas que posibiliten vernos y oírnos en línea, en vivo y en directo. Las aplicaciones que permiten estas videollamadas son las más populares entre quienes trabajan desde sus casas.

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En esta línea, la empresa internacional Microsoft realizó un estudio con respecto al comportamiento del trabajo remoto en todo el mundo a través de su aplicación: Teams. En este informe, destacan cifras que posicionan a nuestro país como uno de los que más utilizan las videollamadas: 52% de los usuarios de esta app la usa con videollamada.

El programa integra distintas aplicaciones y sirve para automatizar ciertos flujos de trabajo dentro de un equipo. El estudio determinó que entre el 1 y 31 de marzo de este año, los usuarios de esta plataforma incrementaron su uso en más de una hora diaria en promedio, desde el inicio de la jornada hasta el término de ésta.

Trabajo de oficina en tiempos de COVID-19

Teams se ha convertido en una de las aplicaciones que más valor ha tomado. ¿Por qué? Pues porque está hecha para que los usuarios trabajen en línea. De esta manera lo han entendido en XMS, empresa que se dedica a entregar soluciones tecnológicas de Microsoft a sus clientes hace más de 10 años.

Según el subgerente de Espacios de trabajo modernos de XMS, Asdrúbal Veloz, esto se explica porque “tiene todo lo que la gente necesita para trabajar, tienes tu calendario de reuniones, tienes la posibilidad de crear reuniones virtuales con videollamadas, puedes compartir contenido, puedes editar documentos en línea, tienes una pizarra digital. Lo que hace es simular el trabajo de oficina con tus compañeros”, explicó

Asdrúbal Veloz utilizando la opción de fondo difuminado en Teams

Desde XMS han tenido la posibilidad de trabajar con muchos de sus clientes para incorporar la modalidad de teletrabajo con este tipo de programas en sus respectivas empresas.

“Antes del coronavirus, el comportamiento de uso de este tipo de llamadas era entre un 30% y 40%, pero posterior a la enfermedad, en promedio, la gran mayoría las utiliza en más de un 54%, pero, aun así, dentro del grupo hay algunas empresas que las utilizan sobre el 70% e incluso sobre el 90%, que son números altísimos de uso de estas herramientas”, comentó Veloz.

Uno de los clientes de XMS es Lanera Chilena, quienes hoy, con más de 60 años en el rubro de las lanas, están realizando la mayoría de sus operaciones en línea gracias a las videollamadas.

“Nosotros esto lo habíamos implementado a nivel de gerencia, pero ahora incluimos a los vendedores de la fábrica y también al área contable“, comentó el gerente de informática de Lanera Chilena S.A., Pablo Serrano.

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Eso sí, esta nueva forma de trabajo ha significado también invertir en capacitación para los empleados: “Hemos capacitado a vendedores en el uso de sus propios equipos, si no tienen se los facilitamos, les entregamos el medio para que se cuiden, porque así no tienen que ir directamente a visitar a los clientes”.

Pero esta no es la única aplicación que se puede encontrar. En el mercado existe una amplia dimensión de plataformas: “Están todas las grandes compañías desde Google, con Hangouts Meet; tenemos Microsoft, con Skype y Teams; con Facebook Messenger también puedes hacer videollamadas o por WhatsApp“, nos comentó el director de desarrollo Desafío Latam, Andrés Gallardo.

Ojo con la seguridad

Las opciones están a disposición de los usuarios, aunque siempre hay que tener en cuenta las medidas de seguridad al momento de ser parte de una llamada en línea. “Siempre hay que cuidar la contraseña y compartir la invitación a la reunión de forma privada“, detalla Gallardo.

En este sentido, el gerente de ingeniería y continuidad operativa de NovaRed, Fernando Arnay, añade que independiente de la aplicación que usemos, es necesario “siempre utilizar-configurar una password (clave) para ingresar a la conferencia. Con eso evitamos el ‘zoomboming’ que es, cuando usuarios no registrados ingresan a la conferencia y terminan capturando todo el contenido y audio de esta”.

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El profesional va más allá y nos detalla una lista de medidas para hacer más seguras nuestras videollamadas de trabajo, ponga atención:

  • Conectarse desde una wi-fi segura, no pública.
  • El equipo que estamos utilizando para realizar la conferencia debe estar con su sistema operativo y antimalware actualizados.
  • No establecer comunicaciones con desconocidos o que no estén dentro de nuestra lista de contactos.
  • Mantener actualizado el software de los sistemas de videoconferencia.
  • Deshabilitar la compartición de escritorio por defecto. Habilitar solo cuando sea necesario.
  • Activar la “sala de espera” hasta que el anfitrión apruebe el ingreso de cada uno de los participantes.
  • Para cada conferencia generar una password de acceso para los participantes.
  • No grabar las reuniones a menos que sea necesario.
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